Membuat Sertifikat dan Mengirimnya Secara Otomatis Melalui Email dengan Google Form dan Form Publisher

Akhir-akhir ini penyelenggaraan seminar berbasis web atau yang sering disebut dengan Webinar sangat sering kita jumpai. Hal ini merupakan akibat dari diberlakukannya pembatasan sosial dan kebijakan lainnya untuk mencegah penularan virus Corona atau covid-19. Sehingga kegiatan seminar yang dahulunya dilakukan secara offline, sekarang harus dilakukan secara daring. Dalam kegiatan webinar biasanya terdapat sertifikat bagi peserta yang mengikutinya, dimana sertifikat ini akan secara otomatis terikirim ke Email peserta dalam bentuk PDF sesaat setelah peserta mengisi form Daftar Hadir. Lalu bagaimana membuatnya, mari kita simak tutorial Membuat Sertifikat dan Mengirimnya Secara Otomatis Melalui Email dengan Google Form ini.

Hal yang perlu dipersiapkan untuk Membuat Sertifikat dan Mengirimnya Secara Otomatis Melalui Email dengan Google Form adalah Template Sertifikat dan Formulir.

Mempersipkan Template Sertifikat

Untuk template sertifikat, kita bisa mendesainnya dengan Google Slide atau Google Doc. Selain itu kita juga dapat mendesain template sertifikat menggunakan Microsoft PowerPoint terlebih dahulu kemudian kita unggah ke google drive dan kita konversi menjadi Google Slide. Dalam contoh ini template sertifikatnya didesain menggunakan Google Slide dengan penampakan sebagai berikut.

Sebagai catatan bahwa untuk isian Nomor, Nama, dan Institusi pada Sertifikat di atas akan dilakukan secara otomatis berdasarkan data yang masukkan pada Google Form. Dengan demikian untuk sertifikat ini isian yang akan berubah-ubah adalah Nomor, Nama, dan Institusi. Untuk isian data-data tersebut, harus dituliskan dengan diapit dengan tanda kurung lancip ganda, misalnya <<Nama>>. Khusus untuk nomor, ditulis dengan kode <<Increment>>, karena nomor urut sertifikat akan diberikan secara otomatis.

Mempersipkan Formulir

Untuk membuat Formulir, dalam folder google drive Sertifikat Webinar klik Baru kemudian Lainnya dan klik Google Formulir.

Selanjutnya isi judul formulir misal Daftar Hadir Seminar Desain Grafis. Kemudian pada Pertanyaan isikan sesuai yang kita butuhkan dalam sertifikat.

Nama : Opsi Jawaban Singkat – Wajib Diisi
Institusi : Opsi Jawaban Singkat – Wajib Diisi

Karena sertifikat ini nantinya akan secara otomatis terkirim melalui Email sesaat setelah pengisian formulir, maka perlu diatur agar formulirnya mengumpulkan alamat Email. Caranya adalah dengan klik Setelan (gambar Gerigi di bagian atas), Beri tanda cek pada pilihan Kumpulkan Alamat Email. Selanjutnya klik Simpan.

Selanjutnya pilih tab menu Presentasi, hilangkan tanda cek pada Tampilkan link untuk menyerahkan tanggapan lain. Hal ini bertujuan untuk membatasi hanya sekali pengisian daftar hadir melalui Google Formulir ini. Kemudian berikan pesan konfirmasi sesuai kebutuhan. Jika telah yakin klik Simpan.

Instalasi Form Publisher

Form Publisher adalah salah satu pengaya atau Add on untuk Google form yang dapat membantu mengotomatiskan pembuatan dokumen dan alur kerja persetujuan dokumen dari Formulir Google. Berikut ini langkah-langkah Instalasi dari Form Publisher.

Klik tombol Lainnya (tanda titik tiga vertikal) di sudut kanan atas, kemudian klik Add-on.

Dari pilihan Add-on yang muncul, Klik Form Publisher.

Selanjutnya klik Install

Klik Lanjutkan

Pilih Akun Gmail, sebaiknya jangan multi login terlebih dahulu.

Klik Izinkan

Tunggu Proses instalasi hingga muncul tampilan di bawah ini dan klik Selesai.

Konfigurasi Form Publisher

Langkah selanjutnya setelah Form Publisher terinstal adalah konfigurasi Form Publisher. Berikut ini adalah uraiannya.

Pilih Template sertifikat yang telah diperisiapkan sebelumnya, karena sudah disiapkan maka tinggal Select template.

Karena template yang dipersiapkan adalah berbentuk Google Slide, maka pilih Tab Presentasi, kemudian pilih file Template Sertifikatnya, selanjutnya klik Pilih

Proses di atas menghasilkan tampilan sebagai berikut.

Dari gambar di atas terluhat bahwa terdapat 1 Statdard Marker, yaitu Incremen, yang akan digunakan untuk membuat nomor urut sertifikat, dan 2 Matching marker, yaitu Nama dan Institusi. Dari tampilan tersebut, klik tombol Next

Pada bagian Generated files title:, boleh ditambahkan untuk penamaan file sertifikatnya, dalam contoh ini diubah menjadi Sertifikat <<Increment>> <<Nama>>. Selanjutnya beri tanda cek pada bagian Keep PDF copy in Drive, agar seluruh file PDF sertifikat yang telah dikirm tersimpan juga di Goole Drive Kita.

Selanjutnya klik Next untuk melanjutkan ke tahap berikutnya. Tambahkan pengaturan pada Personalize email notification seperti gambar di bawah ini. Klik Save and Close.

Klik Next pada Form Publisher, dan akan muncul notifikasi Your form is ready, yang menandakan pengaturan form telah selesai.

Untuk uji coba kita dapat klik Try Form,

Selanjutnya lengkapi formulirnya, seperti contoh di bawah ini.

Setelah klik Kirim, silakan cek email masuk untuk memastikan sertifikatnya sudah masuk atau belum.

Selanjutnya tinggal kita bagikan saja link google formulirnya kepada peserta seminar.

Dari gambar di atas dapat diketahui bahwa URL Google Formnya dalah https://forms.gle/oPN4aMbCdyVTqDfRA.